Villkor och förutsättningar

Information om behandling av personuppgifter
Version 1.0 – 2018-04-26

Genom denna informationsskrift får du information om hur dina personuppgifter behandlas av Hedbergs Bil AB, org. nr. 556032-8543, samt dotterbolaget Hedbergs Bil i Helsingborg AB, org. nr. 556074-8302. Adress: Hedbergs Bil AB, Att Integritetsansvarige, Box 50123, 202 11 Malmö, Email: [email protected]

Din integritet är viktig för oss och vi anstränger oss därför för att skydda dina personuppgifter på bästa sätt. I detta dokument får du information om hur vi som personuppgiftsansvariga behandlar alla personuppgifter som samlas in om dig av oss när du eller det företag du representerar gör ett köp, lämnar in ett fordon för service eller reparation, när vi köper ett fordon av dig eller när du ingår ett avtal om förvaring av däck, s.k. däckhotell, på plats hos oss. Vår policy har tagits fram med hjälp av Motorbranschens Riksförbunds (MRF) rekommendationer till sina medlemsföretag. Om du har några frågor angående vår behandling av dina personuppgifter eller om du vill utöva någon av dina rättigheter som vi beskriver nedan är du välkommen att kontakta oss på de kontaktuppgifter som framgår ovan.

Personuppgifter som vi behandlar om dig
De personuppgifter som vi behandlar är de uppgifter som du har lämnat till oss eller som vi har samlat in från dig eller en tredje part.

Personuppgifter som du har lämnat till oss: När du som kund ingår ett avtal med oss kommer du att lämna viss information om dig. Informationen du lämnar kan vara till exempel ditt namn, registreringsnumret på ditt fordon, ditt personnummer, ditt kundnummer, ditt bilägarnummer, dina kontakt- och adressuppgifter och ditt kortnummer. Vi kan även komma att behandla andra personuppgifter om dig som du lämnar till oss i egenskap av kund.

Personuppgifter som vi har samlat in från dig eller en tredje part: När du lämnar in ett fordon till oss för service eller reparation kan vi komma att samla in registreringsnummer samt information som finns lagrad i fordonets dator. Det är information som främst är av teknisk karaktär såsom t.ex. felkoder och servicehistorik som hänför sig till ditt fordon. Vi kan även komma att samla in uppgifter om genomförda felsökningar och vilket arbete som har utförts, inklusive eventuella produkter som har reparerats, bytts ut eller installerats.

När du ingår ett avtal om köp av ett fordon eller service med oss kan vi även komma att samla in information om ditt köp, din service eller reparation, betalning samt information om fordonets chassinummer, eller s.k. VIN-nummer.

Vi kan också komma att behandla dina personuppgifter som vi får tillgång till genom sökningar i Transportstyrelsens vägtrafikregister, främst kontaktuppgifter och registreringsnummer.

De personuppgifter som anges ovan kan vi komma att behandla om dig även i de fall någon annan lämnar in ditt fordon till oss för reparation eller service för din räkning. Om du lämnar in ett fordon som någon annan är registrerad som ägare för eller som representant för ett företag behandlar vi ditt namn och dina kontaktuppgifter.

Ändamål och rättslig grund för behandlingen av dina personuppgifter
För följande ändamål behandlar vi dina personuppgifter för att fullgöra vårt avtal eller vidta åtgärder som du begär innan ett avtal ingås:

• Om du som kund eller representant för ett företag gör ett köp, lämnar in ett fordon för service eller reparation, om vi köper ett fordon av dig eller ingår ett avtal om däckhotell behandlar vi ditt namn, personnummer, registreringsnumret eller annat identifikationsnummer på fordonet, ditt kundnummer, ditt bilägarnummer, dina kontakt- och adressuppgifter och ditt kortnummer i syfte att administrera vårt kundförhållande inklusive din betalning. Vi behandlar även dessa uppgifter för att fullgöra våra skyldigheter som följer av de avtal som du har ingått med oss och för att förse dig med den information om de produkter och tjänster som du har begärt från oss, t.ex. för att skicka påminnelser om service under ett pågående serviceavtal på det sätt som du har valt, d.v.s. via sms, mail eller postala utskick. Behandling av information som finns lagrad i fordonets dator kan behöva behandlas för att utföra service och underhåll eller för att kunna göra felsökningar och konstatera och åtgärda fel på fordonet.
• Om du begär en offert från oss behandlar vi ditt namn, dina kontaktuppgifter och uppgifter om offerten under offertens giltighetstid i syfte att kunna kontakta dig för att följa upp offerten och vidta åtgärder på begäran av dig innan ett eventuellt avtal ingås.
•  
• För att hantera eventuella reklamationer eller för att kunna uppfylla eventuella garantiåtaganden som följer av vårt avtal med dig eller det företag som du representerar behandlar vi ditt namn, dina kontaktuppgifter, registreringsnumret eller annat identifikationsnummer på fordonet, uppgifter om ditt köp samt genomförda felsökningar och vilket arbete som har utförts, inklusive information om eventuella fordon, delar eller produkter som har reparerats, bytts ut eller installerats.
• För att kunna fastställa din identitet och begära kreditprövningar när en sådan krävs enligt avtalet behandlar vi uppgifter om ditt namn och ditt personnummer samt uppgifter om din ekonomiska situation. Behandlingen av ditt personnummer är klart motiverat med hänsyn till vikten av en säker identifiering.
• Om du provkör ett fordon behandlar vi ditt namn, dina kontaktuppgifter, körkort, personnummer samt uppgifter om provkörningen så att vi i enlighet med vårt avtal med dig ska kunna ta ut eventuella avgifter eller andra kostnader som uppstod under den tid som du disponerade fordonet.  Vi behandlar även körkortsuppgifter samt ditt personnummer i syfte att säkerställa din identitet, kontrollera körkortet mot vägtrafikregistret och för att veta vem som har lånat fordonet samt säkerställa att du har körkort. Behandlingen av ditt personnummer är klart motiverat med hänsyn till vikten av en säker identifiering vid utlåning av våra fordon.

Uppgifterna är ett avtalsenligt krav och om uppgifterna som anges ovan inte lämnas till oss har vi inte möjlighet att fullgöra vårt avtal eller uppfylla våra åtaganden i förhållande till dig.

För vissa ändamål behandlar vi dina personuppgifter med stöd av en intresseavvägning som laglig grund för behandlingen. I intresseavvägningen har vi bedömt att vårt berättigade intresse av att utföra behandlingen väger tyngre än ditt intresse och dina grundläggande rättigheter av att inte få dina personuppgifter behandlade. Vad som är vårt berättigade intresse framgår i nedan. Om du vill veta mer om hur vi har gjort den här bedömningen är du välkommen att kontakta oss. Våra kontaktuppgifter hittar du i början av den här integritetspolicyn.

För följande ändamål behandlar vi dina personuppgifter med stöd av en intresseavvägning

• Om du begär en offert från oss behandlar vi ditt namn, dina kontaktuppgifter och uppgifter om offerten med stöd av vårt berättigade intresse av att kunna underlätta för dig som potentiell kund samt för att skicka marknadsföring till dig. Syftet med behandlingen är att kunna kontakta dig och göra uppföljning av offerten samt skicka direktmarknadsföring via e-post, sms och postala utskick så att du kan få en uppdaterad offert med samma uppgifter och tillval som vid offertens utfärdande. Detta eftersom det är ett omfattande arbete att ta fram en offert avseende ett fordon, med tillval, modeller och betalningsalternativ.
• Vi behandlar ditt namn och dina kontaktuppgifter såsom e-post, telefonnummer och adress för att kunna kommunicera med dig som kund eller representant för kund genom att skicka direktmarknadsföring och nyhetsbrev, påminnelser om service och kundundersökningar via post, e-post eller sms. Vårt berättigade intresse är att kunna kommunicera med dig som tidigare har gjort ett köp eller ingått avtal om leasing av fordon i marknadsföringssyfte.
• Vi behandlar ditt namn och kontaktuppgifter för att kunna kommunicera med dig som potentiell kund genom att skicka direktmarknadsföring och nyhetsbrev via post, e-post eller sms. Det gäller under förutsättning att du lämnat dina personuppgifter frivilligt, t.ex. i samband med en kundkväll eller liknande, eller att vi samlat in dina kontaktuppgifter i din egenskap av representant för ett företag eller organisation. Vårt berättigade intresse av att behandla dina personuppgifter är för att kunna kommunicera med dig som potentiell kund i marknadsföringssyfte.
• Om du lämnar in fordonet för någon annans räkning eller ingår ett avtal med oss som representant för ett företag kan vi komma att behandla uppgifter om ditt namn, dina kontakt- och adressuppgifter samt uppgifter om fordonet i den mån det är nödvändigt för att fullgöra våra åtaganden i förhållande till vår kund. Vårt berättigade intresse av att behandla dina personuppgifter är att kunna kommunicera med dig i egenskap av kontaktperson och för att följa upp vem som lämnade in fordonet hos oss.

Vi behandlar uppgifter som är kopplade till ditt fordon, t.ex. uppgifter om genomförda felsökningar och eventuella arbeten som tidigare har utförts, inklusive information om eventuella delar eller produkter som har reparerats, bytts ut eller installerats för att kunna utföra säkra reparations- och servicetjänster på fordonet. Behandlingen av sådana uppgifter görs av säkerhetsskäl så att rätt reparation och/eller service kan utföras på fordonet. Vi behandlar dessa uppgifter för vårt berättigade intresse av att kunna visa att vi uppfyller krav från respektive fordonstillverkare, av att kunna se vilka tidigare åtgärder som har utförts av säkerhetsskäl samt för att underlätta för ägarna av fordonet vid service.

Utöver den behandling av dina personuppgifter som anges ovan utför vi även behandling som är nödvändig för att följa tillämplig lag, förordning eller myndighetsbeslut. Till exempel sparar vi uppgifter om ditt avtal med oss samt köphistorik i den utsträckning det är nödvändigt för att följa gällande bokföringslag och skattelagstiftning.

Vilka kan få tillgång till dina personuppgifter?
Dina personuppgifter kommer som utgångspunkt endast behandlas av oss. Vi kommer dock att dela dina personuppgifter med andra aktörer. Dessa aktörer är framförallt generalagenter och fordonstillverkare, Transportstyrelsen, försäkringsbolag och finansbolag.

Vi kommer även att dela dina personuppgifter med aktörer som behandlar personuppgifter för vår räkning, s.k. personuppgiftsbiträden. För marknadsföringsändamål kan vi komma att dela dina kontaktuppgifter till reklambyråer och tryckerier för t.ex. tryck och distribution av utskick. Innan du får provköra ett fordon kan vi komma att kontrollera ditt körkort i Transportstyrelsens vägtrafikregister i syfte att säkerställa att du som förare har ett giltigt körkort. Våra IT-leverantörer och eventuella andra leverantörer vi anlitar kan också komma att få tillgång till samtliga personuppgifter som vi behandlar om dig, dock endast i den utsträckning det är nödvändigt i syfte att dessa ska fullgöra sina åtaganden i relation till oss. Om vi har kontrollerat och/eller reparerat brister som noterats vid ditt fordons besiktningstillfälle, kan vi direkt intyga åtgärdande av bristerna direkt till Transportstyrelsens vägtrafikregister.

Dina personuppgifter kommer också att lämnas ut till följande aktörer som själva är personuppgifts-ansvariga för sin behandling av dina personuppgifter:

• För betalning eller kreditupplysning kan vi komma att dela uppgifter om ditt kortnummer eller personnummer samt uppgifter om din ekonomiska situation till betalningsförmedlare och kreditföretag.
• Vid köp av ett fordon kan vi komma att registrera din information i Transportstyrelsens vägtrafikregister i syfte att kunna genomföra ägarbytet.
• Vi kan i enskilda fall komma att lämna ut dina kontaktuppgifter och viss information om ditt fordon till fordonstillverkaren eller generalagenten för bilmärket du köpt. Exakt vilka personuppgifter som fordonstillverkaren eller generalagenten behandlar om dig i egenskap av personuppgiftsansvarig har fordonstillverkaren eller generalagenten ett eget ansvar att informera dig om. Det kan vara personuppgifter som härrör från dig som kund, data från fordonet eller andra uppgifter om fordonet, t.ex. bilregistreringsnummer eller chassinummer.
• Vi kan komma att lämna ut dina personuppgifter till försäkringsbolag när du köper ett fordon av oss eller lämnar in ett fordon för service eller reparation.
• Vi kan komma att lämna ut dina personuppgifter till ett finansbolag när du leasar eller förvärvar ett fordon på avbetalning av oss.

Vi och våra samarbetspartners behandlar som huvudregel endast dina personuppgifter inom EES. I de fall personuppgifter behandlas utanför EES görs detta endast i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning. Om du vill ha mer information om överföringen eller om du vill få en kopia av de lämpliga skyddsåtgärderna är du välkommen att kontakta oss.

Utöver vad som anges ovan kan våra samarbetspartners, t.ex. leasingföretag, finansbolag, fordonstillverkare, generalagenter samt försäkringsbolag samla in dina personuppgifter direkt från dig för egen räkning. För sådana uppgifter är våra samarbetspartners personuppgiftsansvariga och har därför ett eget ansvar att informera dig om behandlingen.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?
Vi behandlar aldrig dina personuppgifter under en längre tid än vad som är tillåtet enligt tillämplig lag, förordning, praxis eller myndighetsbeslut. Personuppgifter som vi behandlar i syfte att fullgöra vårt avtal med dig behandlas som utgångspunkt under den tid det är nödvändigt för att vi ska kunna administrera avtalsförhållandet och fullgöra våra åtaganden i förhållande till dig. För att följa tvingande lag, för att du har lämnat ditt samtycke till det eller för att vi har rätt att göra så enligt en intresseavvägning kan vi dock komma att spara dina personuppgifter under en längre tid i enlighet med nedan.

• För bokföringsändamål sparar vi i enlighet med gällande bokföringslagstiftning information som krävs enligt sådan lag om vårt avtal med dig i sju år.
• I enlighet med gällande lagstiftning har vi rätt att lagra dina kontaktuppgifter för direktmarknadsföring under en tid efter ditt köp eller efter att vårt avtal har löpt ut. Beroende på vad avtalet rör är denna tid olika lång.
  • Om du begär en offert sparar vi ditt namn, kontaktuppgifter och uppgifter om offerten för att kunna kontakta dig och göra uppföljning av offerten samt skicka direktmarknadsföring via e-post, sms och postala utskick under den tid som offerten är giltig samt under en period därefter om totalt max 1 månad från registrering av personuppgifterna och utfärdande av offerten i syfte att underlätta för dig och kunna erbjuda dig en uppdaterad offert med samma uppgifter och tillval från utfärdande.
  • Om du har lämnat in ditt fordon för reparation eller service sparar vi dina kontaktuppgifter under två (2) år från det att servicen eller reparationen genomfördes. Vi anser oss ha ett berättigat intresse av att spara dina uppgifter under denna tid eftersom du som kund typiskt sätt förväntar dig information från oss som verkstad när det är dags att serva ditt fordon igen, vilket normalt sker 12-24 månader efter förra servicen.
  • Om du har ingått avtal om köp av ett nytt fordon av oss sparar vi dina kontaktuppgifter under fem (5) år och om du har köpt ett begagnat fordon av oss sparar vi dina kontaktuppgifter under tre (3) år upp till (5) år beroende av garantiutfästelse, från när fordonet levererades. Vi anser oss ha ett berättigat intresse av att spara dina uppgifter under denna period med hänsyn till att ett fordon är en sällanköpsvara. Vi tror att vår marknadsföring blir mer relevant för dig efter en tid när det är mer sannolikt att du kan komma att vilja köpa ett nytt fordon igen. Vi kan därför komma att lagra dina kontaktuppgifter för att skicka direktmarknadsföring till dig via post, e-post eller sms under den tid vi har rätt att göra så enligt gällande personuppgiftslagstiftning, marknadsföringslag och praxis.
  • Om du har lämnat personuppgifter frivilligt, t.ex. i samband med en kundkväll eller liknande, sparar vi ditt namn och kontaktuppgifter för marknadsföringsändamål under en period av max 6 månader från och med att uppgifterna mottogs från dig.
  • Om dina personuppgifter har samlats in från annan än dig själv och rör kontaktuppgifter i din egenskap av representant för ett företag eller organisation sparar vi dina kontaktuppgifter för marknadsföringsändamål i max tre (3) månader från och med insamlandet.
• Vi sparar de personuppgifter som du lämnar i samband med en provkörning under 3 månader för att administrera eventuella avgifter eller kostnader som uppstår under den tid som du disponerar fordonet. Om det under provkörningen uppstår en skada på fordonet har vi rätt att lagra dina personuppgifter under den tid som ärendet handläggs, d.v.s. fram tills skadan är reglerad.
• För att kunna hantera eventuella reklamationer eller garantiåtaganden sparar vi ditt namn, dina kontaktuppgifter, registreringsnumret på ditt fordon, uppgifter om ditt köp, genomförda felsökningar och vilket arbete som har utförts samt vilka delar eller produkter som har reparerats, bytts ut eller installerats under 3 år eller längre beroende av garantiutfästelsens längd från den dag fordonet levererades, reparationen eller servicen utfördes samt från och med utfärdandet av garantin. Personuppgifterna sparas med hänsyn till att ett fordon är en sällanköpsvara och vi, för att kunna hantera din lagstadgade rätt till reklamation på fordonet, reparationer eller service, kommer behöva se vilket arbete som har utförts och vilka delar eller produkter som har reparerats, bytts ut eller installerats.
• Vi kan komma att spara fordonsdata som hänför sig till ditt fordon, t.ex. information om servicehändelser, under den tid som fordonet är i drift. Denna information sparas endast tillsammans med fordonets registreringsnummer och/eller chassinummer och inte tillsammans med dina kontaktuppgifter. Uppgifterna sparas under den tid som fordonet är i drift för vårt berättigade intresse av att kunna erbjuda framtida ägare av fordonet information om service- och underhållsarbeten som har genomförts på fordonet samt för att kunna följa fordonets historik. Det innebär att uppgifterna finns kvar även om fordonet byter ägare.

Dina personuppgifter kan sparas längre än vad som angetts ovan i den mån vi är skyldiga att göra det enligt lag, förordning eller myndighetsbeslut.

Känsliga personuppgifter 
Vi har inte rätt att behandla känsliga personuppgifter eller uppgifter om brott inom ramen för vår kundadministration. I de fall som vi kan behöva behandla känsliga personuppgifter är i de fall som uppgifter om din hälsa behandlas för att du har beställt ett specialanpassat fordon, t.ex. en bil som är handikappanpassad. I sådana fall inhämtar vi ditt uttryckliga samtycke till behandlingen. Vi får också behandla känsliga personuppgifter om det krävs för att vi ska kunna tillvarata rättsliga anspråk.

Dina rättigheter
Du har enligt dataskyddsförordningen ett flertal rättigheter gällande behandlingen av dina personuppgifter.

Återkalla ett lämnat samtycke
Ett samtycke behöver endast inhämtas om vi inte kan stödja vår behandling av personuppgifter på någon annan laglig grund. Om du har lämnat ett samtycke för någon behandling, t.ex. därför att vi vill göra behandlingar som går utöver avtalet eller vad som ryms inom en intresseavvägning, har du rätt att när som helst återkalla hela eller del av ett lämnat samtycke. Återkallelsen av ditt samtycke påverkar inte lagligheten av behandling som grundar sig på samtycke innan detta återkallas.

Rätt till tillgång
Du har rätt att få en bekräftelse på huruvida personuppgifter som rör dig behandlas samt att få tillgång till information om hur personuppgifterna behandlas, t.ex. ändamålen med behandlingen och vilka kategorier av personuppgifter som behandlingen gäller. Du har även rätt att få en kopia av de personuppgifter som är under behandling.

Rätt till rättelse
Du har rätt att utan onödigt dröjsmål få felaktiga personuppgifter rättade, samt med beaktande av ändamålet med behandlingen komplettera ofullständiga personuppgifter, bl.a. genom att tillhandahålla kompletterande information.

Rätt till radering (Rätten att bli bortglömd)
Du har under vissa förutsättningar rätt att begära radering av dina personuppgifter hos oss. Sådana förutsättningar föreligger om personuppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål som de samlats in eller behandlats för, om du återkallar sitt samtycke som behandlingen grundar sig på och det inte finns någon annan rättslig grund för behandlingen, om du invänder mot behandlingen och det saknas berättigade skäl att fortsätta med behandlingen som väger tyngre, när personuppgifterna har behandlats på olagligt sätt eller om personuppgifterna måste raderas för att uppfylla en rättslig förpliktelse som vi omfattas av.

Du har inte alltid rätt att bli raderad. Om vi t.ex. behöver dina personuppgifter för att kunna fullfölja ett ingånget avtal med dig eller för att administrera ett reklamationsärende behöver uppgifterna inte raderas. Vi får även behandla uppgifter som är kopplade till fordonet, t.ex. uppgifter om genomförda felsökningar och eventuella arbeten som tidigare har utförts, inklusive information om eventuella delar eller produkter som har reparerats, bytts ut eller installerats för att kunna utföra säkra reparations- och servicetjänster på fordonet under den tid som fordonet är i drift, kopplat till respektive bilregistreringsnummer och/eller chassinummer.

Rätt till begränsning av behandling
Du har under vissa förutsättningar rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas. Sådana förutsättningar föreligger om du bestrider uppgifternas korrekthet (dock endast under en tid som ger oss möjlighet att kontrollera detta), om behandlingen är olaglig och du motsätter sig att personuppgifterna raderas samt istället begär en begränsning av uppgifternas användning, om du behöver personuppgifterna för att göra gällande eller försvara rättsliga anspråk trots att vi inte längre behöver personuppgifterna för syftet med behandlingen eller om du har invänt mot behandlingen i väntan på kontroll av huruvida våra berättigade skäl att behandla dina personuppgifter väger tyngre än dina skäl.

Personuppgifterna behöver inte begränsas om alla uppgifter som vi behandlar är korrekta och nödvändiga för att fullgöra ett ingånget avtal med dig.

Rätt att invända mot behandling
Du har rätt att när som helst invända mot behandlingen av dina personuppgifter som grundar sig på en intresseavvägning. Vi får inte längre behandla personuppgifter såvida vi inte kan påvisa tvingande berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter eller om det sker för fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk. Du har även rätt att invända mot att dina personuppgifter behandlas för marknadsföringsändamål. Om du invänder mot marknadsföring kommer dina personuppgifter inte längre att behandlas för sådana ändamål.

Du kan inte invända mot sådan behandling som är nödvändig för oss för att kunna fullgöra ett ingånget avtal med dig.

Rätt att inge klagomål
Du har rätt att inge klagomål till svenska tillsynsmyndigheten Datainspektionen eller annan behörig tillsynsmyndighet som utövar tillsyn över behandling av personuppgifter. Du har rätt att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet i det land där du har din hemvist, din arbetsplats eller där det påstådda intrånget begicks.

Rätt till dataportabilitet
Du har även rätt att under vissa förutsättningar få ut de personuppgifter som rör dig och som du har lämnat till oss i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och har rätt att överföra dessa till en annan personuppgiftsansvarig (dataportabilitet). Rätten till dataportabilitet föreligger när behandlingen grundar sig på ett samtycke eller på ett avtal och behandlingen sker automatiserat. Du har rätt till överföring av personuppgifterna direkt från medlemsföretaget till en annan personuppgiftsansvarig när detta är tekniskt möjligt.

Kontakta oss
Om du vill utöva dina rättigheter enligt ovan eller annars vill komma i kontakt med oss med anledning av vår behandling av dina personuppgifter kan du göra detta genom att kontakta oss per post eller e-post. Våra kontaktuppgifter framgår ovan.

Bestämmelser för hemsidan

 Denna hemsida upprättshålls av GeronimoWeb LTD på uppdrag av Hedbergs Bil AB och Hedbergs Bil i Helsingborg AB.

För att säkerställa den fortsatta kvaliteten på denna tjänst använder GeronimoWeb LTD sig av analyseringsverktyg för att övervaka hemsidans prestanda och hur kunderna använder hemsidan. Dessa verktyg ger inte Hedbergs Bil AB, Hedbergs Bil i Helsingborg AB eller GeronimoWeb LTD någon som helst tillgång till personlig information av hemsidans besökare.